Digitalizacja czy deforestacja?
Elektroniczne systemy zarządzania projektami.

Dla wielu może być szokujące albo przynajmniej zastanawiające to zestawienie. Gdzie cyfryzacja, a gdzie wylesianie terenów? Jaki związek kryje się pomiędzy tak odległymi od siebie dziedzinami? Znowu i tym razem, rzeczy są ze sobą powiązane. Bardzo cienkimi nitkami, ale jednak tak.

Z deforestacją mamy do czynienia za sprawą czynników naturalnych, pogodowych, klimatycznych, jak również - a może przede wszystkim - w wyniku niezrównoważonej gospodarki.

Zmniejszanie leśnych areałów dzieje się wskutek np. naturalnych kataklizmów, jak pożary, ale zwykle jest rezultatem antropopresji czyli nadmiernej eksploatacji lasów orazv zanieczyszczania środowiska. Prowadzić to może do poważnych zaburzeń obiegu wody, wywoływać powodzie bądź susze, powodować degeneracyjne zmiany rzeźby terenu pod wpływem osunięć gruntu i lawin błotnych.

Deforestacji towarzyszy niszczenie naturalnych siedlisk licznych gatunków ssaków i ptaków, przez co zmniejsza się ich populacja, często aż do wymarcia. Choć człowiek stoi za wylesianiem, poszkodowani są również ludzie. Dla milionów osób las jest środowiskiem do życia (m.in. dla Pigmejów). Nie zapominajmy, że lasy nazywa się “Płucami Ziemi”, gdyż stanowią rezerwuar dla dwutlenku węgla, który przetwarzają na tlen.

Z danych Global Forest Watch wynika, że w 2020 roku w strefie tropikalnej poddano wycince blisko 12,2 mln hektarów terenów leśnych, z czego ponad 1/3 to lasy pierwotne. Eksperci obliczyli, że w przypadku lasów pierwotnych emisja dwutlenku węgla związana z deforestacją wyniosła 2,64 miliardów ton, czyli tyle, ile by wyemitowało 570 milionów samochodów spalinowych przez rok.

Pamiętajmy też o eksploatacji lasów pod kątem produkcji papieru. Do wyprodukowania tony papieru potrzeba aż 17 drzew, które by osiągnąć odpowiednią do wycinki wielkość, muszą rosnąć około 8 lat.

Digitalizacja i elektroniczny obieg dokumentów

Tu płynnie przechodzimy do drugiego zagadnienia, do digitalizacji. Wiele firm (w tym nasz partner, Enovatio) przekonująco namawia do odchodzenia od papierowego obiegu dokumentów na rzecz elektronicznego. Korzyści - jak się okazuje - jest dużo więcej niż tylko ochrona drzewostanu.

Elektroniczny obieg jest bezpieczniejszy, zapobiega wyciekowi poufnych danych, archiwizacja jest prostsza i nie wymaga dedykowanej przestrzeni w biurze jak to się działo w przypadku archiwów dokumentów papierowych.

(Więcej w artykule: Upraszczamy świat)

Elektroniczne systemy zarządzania

Szczególnie interesujące dla przedsiębiorców i ich pracowników (ekip wykonawczych, zespółów projektowych) są rozwiązania systemowe do nadzorowania projektów i budżetu.

Na przykładzie systemu Enovatio przybliżymy benefity płynące z cyfrowych rozwiązań i elektronicznych systemów zarządzania projektami i budżetem.

Podstawowe zalety:

• prosty i przejrzysty sposób licencjonowania
• kreator procesów do samodzielnego konfigurowania
• integracja z innymi systemami (np. z księgowością)
• instalacja w cloud lub na serwerach Klienta
• możliwość wieloosobowej pracy zdalnej

Klienci sięgają po systemowe rozwiązania najczęściej, gdy zauważają słabą skuteczność dotychczasowych procedur.

Kiedy “excel nie wystarcza”, gdy w projektach pojawia się chaos, komunikacja jest słaba, zaangażowanie zespołu niezadowalające, a praca mało efektywna z powodu niezrozumienia priorytetów wyznaczonych zadań. Dodatkowo kadra menedżerska wyraża potrzebę większej kontroli nad projektami, transparencję przebiegu prac i zgodności z założonym budżetem.

Tu jesteśmy blisko zagadnienia coraz ważniejszego w dzisiejszych czasach, które charakteryzują się znaczną dynamiką zmian. Chodzi o zarządzanie ryzykiem i możliwość szybkiego reagowania na nieplanowane zaburzenia w realizacji projektu zgodnie z budżetem.

Elektroniczne systemy zarządzania projektami umożliwiają takie monitorowanie przebiegu prac, przez co dają kadrze menedżerskiej szansę reagowania na problemy we właściwym czasie, kiedy nie jest ‘za późno’.

Jak wygląda elektroniczne zarządzanie
‘oczami szefa’?

Pokażemy to w kilku prostych krokach:

Krok 1:
wybieramy osoby i przydzielamy zadania; rozpoczyna się komunikacja członków zespołu i kadry zarządzającej wewnątrz systemu; uruchamiane są alerty i powiadomienia

Krok 2:
określamy zakres odpowiedzialności pracowników; udostępniony zostaje podgląd do monitorowania postępu prac przez przełożonych

Krok 3:
wyznaczamy ramy czasowe projektu, podział na etapy od startu do finiszu; włączenie narzędzia do kontroli statusu prac - terminowości wykonywania zadań (diagram Gantta)

Krok 4:
wskazujemy priorytety, kategorie “zadań” i “pod-zadań”

Krok 5:
korzystamy na bieżąco z dokumentacji, na poziomie projektu i pojedynczego zadania; archiwizacja z łatwym dostępem do różnych wersji powstających w trakcie realizacji

Krok 6:
wprowadzamy do systemu informacje budżetowe; pozwala to na sprawną kontrolę zamówień i faktur, czy realizacja jest zgodna ze wstępnymi założeniami budżetowymi i czy wymagana jest np. ich korekta

Krok 7:
monitorujemy sprawozdania i raporty projektowe; mamy szybki wgląd w aktualne rezultaty prac poszczególnych osób zaangażowanych w projekt, od początku do samego końca projektu

Cyfrowy ład

W najprostszych słowach, elektroniczny system zarządzania projektami pozwala wprowadzić do procesu ład i porządek. Jasne jest, kto za co jest odpowiedzialny, i czy prace posuwają się w zgodzie z harmonogramem oraz budżetem.
System łatwo zintegrować z systemem księgowym dla lepszej kontroli finansów.

Możemy stwierdzić, że korzyści z systemu czerpią zarówno wykonawcy jak i kadra zarządzająca.

Zespół projektowy

• dostaje przejrzyste i intuicyjne w obsłudze narzędzie do komunikacji wewnętrznej – jeden scentralizowany system
• ma usprawnione planowanie i rozliczanie etapów prac
• poprawia swoją efektywność (m.in. alerty i przypomnienia)
• korzysta z jednego kanału informacyjnego do współpracy wielu osób przy projekcie
• ma gromadzone informacje o projekcie w dedykowanych archiwach w systemie

Kadra zarządzająca projektem

• ma przejrzysty obraz postępu prac, rzeczywisty status projektu i budżet
• ma wgląd w zbiory danych, co ułatwia prowadzenie projektu i procesy decyzyjne w jego trakcie
• posiada zdalny dostęp do dokumentacji projektu niezależnie od aktualnego miejsca przebywania ani od pory (np. będąc w podróży)
• uzyskuje większy wpływ na rentowność I optymalizację wydatków
• korzysta z automatyzacji wielu czynności, np. przeliczników ilości godzin dotyczących zasobów osobowych i materialnych oraz automatycznych powiadomień wysyłanych do pracowników
• monitoruje zadania np. przy użyciu procentowych wskaźników umieszczanych obok rzeczy do wykonania
• kontroluje ewentualne ryzyko opóźnień i niedoszacowanie budżetu

Na koniec zadajmy sobie dwa pytania.

Czy wyobrażamy sobie dzisiaj realizację skomplikowanego projektu w oparciu o papierowy obieg dokumentów i wielokanałową komunikację z zespołem wykonawczym?

Czy przy rozproszonym raportowaniu da się prowadzić projekt według założeń budżetowych i efektywnie monitorować rzeczywisty status prac?

Odpowiedź brzmi: Raczej nie. To się wydaje niemożliwe, niepotrzebne i nazwijmy po imieniu: ‘przestarzałe’. Poza tym, przecież szkoda papieru!

Dlatego, konkludując, po pierwsze powiedzmy ‘Nie’ chaotycznej deforestacji, która poważnie zagraża Ziemi i wszelkim jej formom życia.

Po drugie zdecydujmy się na optymistyczne ‘Tak’ dla digitalizacji, która usprawnia procesy w instytucjach, strukturalizuje działania dając obietnicę większego komfortu, jakości i porządku.

Upraszczanie życia w biznesie ma swoją cenę, profesjonalne systemy zarządzania projektami nie są z reguły darmowe
( uwaga! demo od Enovatio dostępne za darmo >>> www.enovatio.com/formularz-kontaktowy ),
ale korzyści są ogromne, a nakłady zwracają się szybko, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej i hybrydowej.