Jak wygląda elektroniczne zarządzanie
‘oczami szefa’?
Pokażemy to w kilku prostych krokach:
Krok 1:
wybieramy osoby i przydzielamy zadania; rozpoczyna się
komunikacja członków zespołu i kadry zarządzającej wewnątrz systemu;
uruchamiane są alerty i powiadomienia
Krok 2:
określamy zakres odpowiedzialności pracowników; udostępniony
zostaje podgląd do monitorowania postępu prac przez przełożonych
Krok 3:
wyznaczamy ramy czasowe projektu, podział na etapy od startu
do finiszu; włączenie narzędzia do kontroli statusu prac - terminowości
wykonywania zadań (diagram Gantta)
Krok 4:
wskazujemy priorytety, kategorie “zadań” i “pod-zadań”
Krok 5:
korzystamy na bieżąco z dokumentacji, na poziomie projektu
i pojedynczego zadania; archiwizacja z łatwym dostępem do różnych wersji
powstających w trakcie realizacji
Krok 6:
wprowadzamy do systemu informacje budżetowe; pozwala to na
sprawną kontrolę zamówień i faktur, czy realizacja jest zgodna ze wstępnymi
założeniami budżetowymi i czy wymagana jest np. ich korekta
Krok 7:
monitorujemy sprawozdania i raporty projektowe; mamy szybki wgląd
w aktualne rezultaty prac poszczególnych osób zaangażowanych w projekt,
od początku do samego końca projektu
Cyfrowy ład
W najprostszych słowach, elektroniczny system zarządzania projektami pozwala
wprowadzić do procesu ład i porządek. Jasne jest, kto za co jest odpowiedzialny,
i czy prace posuwają się w zgodzie z harmonogramem oraz budżetem.
System łatwo zintegrować z systemem księgowym dla lepszej kontroli finansów.
Możemy stwierdzić, że korzyści z systemu czerpią zarówno wykonawcy jak i kadra zarządzająca.
Zespół projektowy
-
dostaje przejrzyste i intuicyjne w obsłudze narzędzie do komunikacji wewnętrznej
– jeden scentralizowany system
-
ma usprawnione planowanie i rozliczanie etapów prac
-
poprawia swoją efektywność (m.in. alerty i przypomnienia)
-
korzysta z jednego kanału informacyjnego do współpracy wielu osób przy projekcie
-
ma gromadzone informacje o projekcie w dedykowanych archiwach w systemie
Kadra zarządzająca projektem
-
ma przejrzysty obraz postępu prac, rzeczywisty status projektu i budżet
-
ma wgląd w zbiory danych, co ułatwia prowadzenie projektu i
procesy decyzyjne w jego trakcie
-
posiada zdalny dostęp do dokumentacji projektu niezależnie od aktualnego
miejsca przebywania ani od pory (np. będąc w podróży)
-
uzyskuje większy wpływ na rentowność I optymalizację wydatków
-
korzysta z automatyzacji wielu czynności, np. przeliczników ilości godzin dotyczących
zasobów osobowych i materialnych oraz automatycznych powiadomień wysyłanych do pracowników
-
monitoruje zadania np. przy użyciu procentowych wskaźników umieszczanych
obok rzeczy do wykonania
-
kontroluje ewentualne ryzyko opóźnień i niedoszacowanie budżetu
Na koniec zadajmy sobie dwa pytania.
Czy wyobrażamy sobie dzisiaj realizację
skomplikowanego projektu w oparciu o papierowy obieg dokumentów i wielokanałową
komunikację z zespołem wykonawczym?
Czy przy rozproszonym raportowaniu da się
prowadzić projekt według założeń budżetowych i efektywnie monitorować rzeczywisty status prac?
Odpowiedź brzmi: Raczej nie. To się wydaje niemożliwe, niepotrzebne i nazwijmy po
imieniu: ‘przestarzałe’. Poza tym, przecież szkoda papieru!
Dlatego, konkludując, po pierwsze powiedzmy ‘Nie’ chaotycznej deforestacji,
która poważnie zagraża Ziemi i wszelkim jej formom życia.
Po drugie zdecydujmy się na optymistyczne ‘Tak’ dla digitalizacji, która usprawnia
procesy w instytucjach, strukturalizuje działania dając obietnicę większego komfortu,
jakości i porządku.
Upraszczanie życia w biznesie ma swoją cenę, profesjonalne systemy zarządzania
projektami nie są z reguły darmowe
( uwaga! demo od Enovatio dostępne za darmo >>>
www.enovatio.com/formularz-kontaktowy ),
ale korzyści są ogromne, a nakłady zwracają się szybko, zwłaszcza w dobie
pracy zdalnej i hybrydowej.