Jak wygląda elektroniczne zarządzanie
‘oczami szefa’?
Pokażemy to w kilku prostych krokach: Krok 1 : wybieramy osoby i przydzielamy zadania; rozpoczyna się komunikacja członków zespołu i kadry zarządzającej wewnątrz systemu; uruchamiane są alerty i powiadomienia
Krok 2 : określamy zakres odpowiedzialności pracowników; udostępniony zostaje podgląd do monitorowania postępu prac przez przełożonych
Krok 3 : wyznaczamy ramy czasowe projektu, podział na etapy od startu do finiszu; włączenie narzędzia do kontroli statusu prac - terminowości wykonywania zadań (diagram Gantta)
Krok 4 : wskazujemy priorytety, kategorie “zadań” i “pod-zadań”
Krok 5 : korzystamy na bieżąco z dokumentacji, na poziomie projektu i pojedynczego zadania; archiwizacja z łatwym dostępem do różnych wersji powstających w trakcie realizacji
Krok 6 : wprowadzamy do systemu informacje budżetowe; pozwala to na sprawną kontrolę zamówień i faktur, czy realizacja jest zgodna ze wstępnymi założeniami budżetowymi i czy wymagana jest np. ich korekta
Krok 7 : monitorujemy sprawozdania i raporty projektowe; mamy szybki wgląd w aktualne rezultaty prac poszczególnych osób zaangażowanych w projekt, od początku do samego końca projektu
Cyfrowy ład

W najprostszych słowach, elektroniczny system zarządzania projektami pozwala wprowadzić do procesu ład i porządek. Jasne jest, kto za co jest odpowiedzialny, i czy prace posuwają się w zgodzie z harmonogramem oraz budżetem.
System łatwo zintegrować z systemem księgowym dla lepszej kontroli finansów.
Możemy stwierdzić, że korzyści z systemu czerpią zarówno wykonawcy jak i kadra zarządzająca.
Zespół projektowy- dostaje przejrzyste i intuicyjne w obsłudze narzędzie do komunikacji wewnętrznej – jeden scentralizowany system
- ma usprawnione planowanie i rozliczanie etapów prac
- poprawia swoją efektywność (m.in. alerty i przypomnienia)
- korzysta z jednego kanału informacyjnego do współpracy wielu osób przy projekcie
- ma gromadzone informacje o projekcie w dedykowanych archiwach w systemie
Kadra zarządzająca projektem- ma przejrzysty obraz postępu prac, rzeczywisty status projektu i budżet
- ma wgląd w zbiory danych, co ułatwia prowadzenie projektu i procesy decyzyjne w jego trakcie
- posiada zdalny dostęp do dokumentacji projektu niezależnie od aktualnego miejsca przebywania ani od pory (np. będąc w podróży)
- uzyskuje większy wpływ na rentowność I optymalizację wydatków
- korzysta z automatyzacji wielu czynności, np. przeliczników ilości godzin dotyczących zasobów osobowych i materialnych oraz automatycznych powiadomień wysyłanych do pracowników
- monitoruje zadania np. przy użyciu procentowych wskaźników umieszczanych obok rzeczy do wykonania
- kontroluje ewentualne ryzyko opóźnień i niedoszacowanie budżetu
Na koniec zadajmy sobie dwa pytania. Czy wyobrażamy sobie dzisiaj realizację skomplikowanego projektu w oparciu o papierowy obieg dokumentów i wielokanałową komunikację z zespołem wykonawczym?
Czy przy rozproszonym raportowaniu da się prowadzić projekt według założeń budżetowych i efektywnie monitorować rzeczywisty status prac?
Odpowiedź brzmi: Raczej nie. To się wydaje niemożliwe, niepotrzebne i nazwijmy po imieniu: ‘przestarzałe’. Poza tym, przecież szkoda papieru!
Dlatego, konkludując, po pierwsze powiedzmy ‘Nie’ chaotycznej deforestacji, która poważnie zagraża Ziemi i wszelkim jej formom życia.
Po drugie zdecydujmy się na optymistyczne ‘Tak’ dla digitalizacji, która usprawnia procesy w instytucjach, strukturalizuje działania dając obietnicę większego komfortu, jakości i porządku.
Upraszczanie życia w biznesie ma swoją cenę, profesjonalne systemy zarządzania projektami nie są z reguły darmowe
( uwaga! demo od Enovatio dostępne za darmo >>>
www.enovatio.com/formularz-kontaktowy ),
ale korzyści są ogromne, a nakłady zwracają się szybko, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej i hybrydowej.