2020.12.09

Upraszczamy świat.
Nowe narzędzia dla biznesu w hybrydowych realiach.

Biuro

Upraszczamy świat.
Nowe narzędzia dla biznesu
w hybrydowych realiach.



Funkcjonujemy w dobie transformacji, w świecie hybrydowym, w którym to, co współczesne,  nowoczesne, współistnieje z tym, co tradycyjne. Dotyczy to zarówno naszego życia codziennego,  np. aplikacji mobilnych stosowanych w przestrzeni publicznej, choćby w komunikacji miejskiej,  jak i zawodowego, związanego z metodologią zarządzania pracą - projektami oraz zasobami  ludzkimi. Cel jest jasny – uproszczenie i usprawnienie procesów, które pozwolą podnieść  wydajność, a co za tym idzie rentowność firm. Nie jest odkryciem, że dla świata biznesu i  przedsiębiorców to sprawy pierwszej wagi, dlatego właśnie poszukujemy nowych rozwiązań i  tworzymy nowe narzędzia dostosowane do zmieniających się realiów.

Faktem jest, że narzędzia te są częściowo w obiegu już od jakiegoś czasu, jednak teraz znajdują  większe zastosowanie ze względu na konieczność zachowania lub poprawy efektywności,  szczególnie w trybie pracy zdalnej, który staje się coraz powszechniejszym modelem zatrudnienia  i relacji pracodawca-pracownik. 

Tempo zmian jest błyskawiczne. Coraz więcej firm proponuje rozwiązania służące podniesieniu  wydajności oraz rozwijaniu narzędzi, które usprawnią procesy w najróżniejszych organizacjach i  przedsiębiorstwach. 

Jedną z takich innowacji, stworzoną z myślą o lepszym i łatwiejszym zarządzaniu, jest  elektroniczny obieg dokumentów. W Polsce dostawcą takiej platformy jest m.in. partner Marcovej  – firma Enovatio. 

System elektronicznego obiegu dokumentów



Warto przyjrzeć się, jak działa… Wiadomo, że w zamierzchłych, ale też nie tak odległych czasach,  tonęliśmy w lawinie dokumentów – niezbędnych papierów służących administracji i nadzorowaniu  procesów w firmie / organizacji.

Teraz, dzięki innowacyjnemu oprogramowaniu, jest inaczej. Zużywamy mniej papieru i  poprawiamy wydajność - mamy naszych pracowników w większym stopniu skoncentrowanych na  ich projektowanych zadaniach, a nie na pożerającej dziesiątki godzin 'tradycyjnej' biurokracji.  Jednym zdaniem: oszczędzamy czas i pieniądze.

Jakie jeszcze konkretne korzyści płyną z elektronicznego obiegu dokumentów?



Podniesienie bezpieczeństwa.

Praca z papierową formą dokumentów nie jest zawsze bezpieczna i jest bolączką wielu firm.  Istnieje silna potrzeba skutecznego zabezpieczania poufnych danych. Wg podsumowań Enovatio  ok. 80% firm współpracujących przyznało, że było narażone na utratę poufnych dokumentów w  ciągu ostatnich 3 lat.

Sprawa jest prosta - dokumenty papierowe dużo łatwiej zgubić lub zniszczyć niż te elektroniczne.  Dodatkowo powinny być przechowywane zgodnie z RODO, a w czasach pandemii wielu  pracowników (w tym z księgowości i biur rachunkowych) przeszło na model pracy zdalnej. Taka  zmiana wiązała się z przenoszeniem fizycznych dokumentów z firmy do domu. W takich  warunkach łatwo o naruszenie danych klientów, co może pociągnąć za sobą dotkliwe  konsekwencje prawne i finansowe. Firmy już dostrzegają, że szczegółowe procedury zarządzania  dokumentami stały się rzeczą konieczną. System elektronicznego obiegu okazuje się w wielu  przypadkach nieodzowny i niezwykle pomocny. Zabezpiecza on przed tzw. wyciekiem  dokumentów poufnych i zapewnia do nich dostęp tylko wyznaczonym osobom. Mogą one  przeglądać, edytować lub zarządzać dokumentami, a system zapisuje zmiany i ścieżkę  akceptacji. Kontrola, kto i kiedy wchodzi w interakcję z danymi, zdecydowanie wpływa na  poprawę bezpieczeństwa.

Centralizacja archiwum i szybsze wyszukiwanie danych.

Centralne miejsce rejestracji, obsługi i archiwizowania dokumentów bardzo usprawnia pracę.  Możliwa staje się automatyzacja procesów - system intuicyjnie uzupełnia dane, egzekwuje od  użytkownika reakcje, wyświetla alerty i przypomnienia, oraz umożliwia jednoczesną pracę wielu  osób nad jednym dokumentem. Za oszczędność czasu odpowiada również wyszukiwarka z  zaawansowanym filtrowaniem zapewniająca natychmiastowy wgląd w dane. Ostatecznie  wszystkie te zabiegi pozwalają zredukować czas obsługi dokumentów.

Wprowadzenie kopii bezpieczeństwa - backup danych.

Dokumenty papierowe są narażone na wiele czynników powodujących ich utratę lub zniszczenie.  To może być kwestia zwykłej nieuwagi. Niewiele trzeba, żeby nasze ważne papiery np. zostały  zalane herbatą czy kawą, lub zapodziały się podczas przenoszenia z miejsca na miejsce.  Elektroniczne dokumenty tak łatwo nie giną, szczególnie te archiwizowane w systemowej  chmurze. Kopie bezpieczeństwa przygotowywane są w trybie automatycznym. Taki backup  danych zapobiega utracie istotnych dokumentacji oraz poufnych informacji. Nareszcie udaje się  zminimalizować zagrożenie płynące z ludzkich błędów i uchronić firmę przed niszczeniem oraz  wyciekiem ważnych danych, co tak często przytrafiało się przy dokumentach papierowych.


Zgodność z aktualnymi przepisami.

Należy pamiętać o konieczności przestrzegania współczesnych przepisów i procedur. Wiele  regulacji państwowych dotyka różnych sektorów i oznacza zmiany. Elektroniczny system obiegu  dokumentów łatwo dostosować do aktualnie obowiązujących standardów. Dzięki temu będziemy  dobrze przygotowani na ewentualność audytu, a właściwa klasyfikacja dokumentów,  zaawansowane raporty, filtry oraz sortowanie danych umożliwią sprawne przeprowadzenie  kontroli.

Dostęp do danych bez potrzeby przesyłania.

Dostępność danych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów pozwala uniknąć przesyłania  ich drogą mailową. Choć jest ona powszechnie stosowana i użyteczna, stanowi poważne  zagrożenie wycieku informacji. Poczta elektroniczna jest stosunkowo łatwa do przechwycenia,  podczas gdy wewnętrzny firmowy system obiegu dokumentów ma szereg zaawansowanych  zabezpieczeń, w tym monitorowanie użytkowników korzystających z poufnych danych oraz  dopuszczanie do nich tylko wyznaczonych osób.

Argumentów ZA wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów jest naprawdę wiele i nie  sposób je kwestionować. To z całą pewnością sposób na 'upraszczanie współczesnych realiów'  firmom i instytucjom.
Zacytujmy na koniec twórców oprogramowania z Enovatio, którzy benefity dla przedsiębiorców  klarownie przedstawiają w następujących słowach:

“Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie tylko zwiększa bezpieczeństwo  dokumentów, ale także powoduje płynną pracę bez konieczności wysyłania dokumentów pocztą,  kurierem czy też przerzucania ich z biurko na biurko. System w związku z tym powoduje znaczną  oszczędność czasu obsługi, a w rezultacie kosztów. Teraz wyobraź sobie, jeśli każdy pracownik z  10 osobowego zespołu, na skutek płynności pracy i dostępności wszystkich danych w jednym  miejscu, zacznie pracować o jedną godzinę dziennie szybciej, wówczas w skali roku zyskasz ok  2500h. Przy stawce 50 zł/h, rocznie zyskujesz 125 000 zł. Pomyśl teraz, jak szybko zwróci Ci się  koszt systemu lub na co mógłbyś przeznaczyć te pieniądze w firmie, w co zainwestować, ile  dodatkowo zarabiać?”


Powrót


Masz pytania?
Skontaktuj się z naszym doradcą.




Możesz również wypełnić
formularz kontaktowy.




Skontaktuj się z nami.


* Wpisz poprawne dane
* Wpisz poprawne dane
* Wpisz poprawne dane
* Wpisz poprawne dane
* Wpisz poprawne dane
* Wysyłając wiadomość, wyrażasz zgodę   na przetwarzanie danych osobowych w celu odpowiedzi   na Twojego e-maila, lub w celach marketingowych,  jeśli będzie wymagała tego odpowiedź.   Zgodę możesz w każdej chwili wycofać,   a szczegóły związane z przetwarzaniem   Twoich danych osobowych znajdziesz w   polityce prywatności.


Twoja wiadomość została wysłana.
Czekaj na kontakt od nas.







Zapisz się do newslettera i zainspiruj się

* Zapisując się do newslettera, wyrażasz zgodę  na przesyłanie Ci informacji o nowościach,  promocjach, produktach i usługach Marcovej.  Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, a szczegóły  związane z przetwarzaniem Twoich danych  osobowych znajdziesz w  polityce prywatności.

Adres firmy

Oddział Centrum:
ul. Wolności 3
05-091 Ząbki
Oddział Północ:
ul. Litewska 12
80-719 Gdańsk
Oddział Południe:
ul. Budowlanych 11
41-303 Dąbrowa Górnicza


Kontakt

t.: +48 22 510 11 99
warszawa@marcova.pl

t.: +48 22 510 11 93
gdansk@marcova.pl

t.: +48 22 510 11 91
dabrowa@marcova.pl



Social media



©2022 Marcova Sp. z o.o. Sp. kom.