Upraszczamy świat.
Nowe narzędzia dla biznesu w hybrydowych realiach.

Funkcjonujemy w dobie transformacji, w świecie hybrydowym, w którym to, co współczesne, nowoczesne, współistnieje z tym, co tradycyjne. Dotyczy to zarówno naszego życia codziennego, np. aplikacji mobilnych stosowanych w przestrzeni publicznej, choćby w komunikacji miejskiej, jak i zawodowego, związanego z metodologią zarządzania pracą - projektami oraz zasobami ludzkimi. Cel jest jasny – uproszczenie i usprawnienie procesów, które pozwolą podnieść wydajność, a co za tym idzie rentowność firm. Nie jest odkryciem, że dla świata biznesu i przedsiębiorców to sprawy pierwszej wagi, dlatego właśnie poszukujemy nowych rozwiązań i tworzymy nowe narzędzia dostosowane do zmieniających się realiów.

Faktem jest, że narzędzia te są częściowo w obiegu już od jakiegoś czasu, jednak teraz znajdują większe zastosowanie ze względu na konieczność zachowania lub poprawy efektywności, szczególnie w trybie pracy zdalnej, który staje się coraz powszechniejszym modelem zatrudnienia i relacji pracodawca-pracownik.

Tempo zmian jest błyskawiczne. Coraz więcej firm proponuje rozwiązania służące podniesieniu wydajności oraz rozwijaniu narzędzi, które usprawnią procesy w najróżniejszych organizacjach i przedsiębiorstwach.

Jedną z takich innowacji, stworzoną z myślą o lepszym i łatwiejszym zarządzaniu, jest elektroniczny obieg dokumentów. W Polsce dostawcą takiej platformy jest m.in. partner Marcovej – firma Enovatio.

Warto przyjrzeć się, jak działa… Wiadomo, że w zamierzchłych, ale też nie tak odległych czasach, tonęliśmy w lawinie dokumentów – niezbędnych papierów służących administracji i nadzorowaniu procesów w firmie / organizacji.

Teraz, dzięki innowacyjnemu oprogramowaniu, jest inaczej. Zużywamy mniej papieru i poprawiamy wydajność - mamy naszych pracowników w większym stopniu skoncentrowanych na ich projektowanych zadaniach, a nie na pożerającej dziesiątki godzin 'tradycyjnej' biurokracji. Jednym zdaniem: oszczędzamy czas i pieniądze.

Podniesienie bezpieczeństwa.

Praca z papierową formą dokumentów nie jest zawsze bezpieczna i jest bolączką wielu firm. Istnieje silna potrzeba skutecznego zabezpieczania poufnych danych. Wg podsumowań Enovatio ok. 80% firm współpracujących przyznało, że było narażone na utratę poufnych dokumentów w ciągu ostatnich 3 lat.

Sprawa jest prosta - dokumenty papierowe dużo łatwiej zgubić lub zniszczyć niż te elektroniczne. Dodatkowo powinny być przechowywane zgodnie z RODO, a w czasach pandemii wielu pracowników (w tym z księgowości i biur rachunkowych) przeszło na model pracy zdalnej. Taka zmiana wiązała się z przenoszeniem fizycznych dokumentów z firmy do domu. W takich warunkach łatwo o naruszenie danych klientów, co może pociągnąć za sobą dotkliwe konsekwencje prawne i finansowe. Firmy już dostrzegają, że szczegółowe procedury zarządzania dokumentami stały się rzeczą konieczną. System elektronicznego obiegu okazuje się w wielu przypadkach nieodzowny i niezwykle pomocny. Zabezpiecza on przed tzw. wyciekiem dokumentów poufnych i zapewnia do nich dostęp tylko wyznaczonym osobom. Mogą one przeglądać, edytować lub zarządzać dokumentami, a system zapisuje zmiany i ścieżkę akceptacji. Kontrola, kto i kiedy wchodzi w interakcję z danymi, zdecydowanie wpływa na poprawę bezpieczeństwa.

Centralizacja archiwum i szybsze wyszukiwanie danych.

Centralne miejsce rejestracji, obsługi i archiwizowania dokumentów bardzo usprawnia pracę. Możliwa staje się automatyzacja procesów - system intuicyjnie uzupełnia dane, egzekwuje od użytkownika reakcje, wyświetla alerty i przypomnienia, oraz umożliwia jednoczesną pracę wielu osób nad jednym dokumentem. Za oszczędność czasu odpowiada również wyszukiwarka z zaawansowanym filtrowaniem zapewniająca natychmiastowy wgląd w dane. Ostatecznie wszystkie te zabiegi pozwalają zredukować czas obsługi dokumentów.

Wprowadzenie kopii bezpieczeństwa - backup danych.

Dokumenty papierowe są narażone na wiele czynników powodujących ich utratę lub zniszczenie. To może być kwestia zwykłej nieuwagi. Niewiele trzeba, żeby nasze ważne papiery np. zostały zalane herbatą czy kawą, lub zapodziały się podczas przenoszenia z miejsca na miejsce. Elektroniczne dokumenty tak łatwo nie giną, szczególnie te archiwizowane w systemowej chmurze. Kopie bezpieczeństwa przygotowywane są w trybie automatycznym. Taki backup danych zapobiega utracie istotnych dokumentacji oraz poufnych informacji. Nareszcie udaje się zminimalizować zagrożenie płynące z ludzkich błędów i uchronić firmę przed niszczeniem oraz wyciekiem ważnych danych, co tak często przytrafiało się przy dokumentach papierowych.

Zgodność z aktualnymi przepisami.

Należy pamiętać o konieczności przestrzegania współczesnych przepisów i procedur. Wiele regulacji państwowych dotyka różnych sektorów i oznacza zmiany. Elektroniczny system obiegu dokumentów łatwo dostosować do aktualnie obowiązujących standardów. Dzięki temu będziemy dobrze przygotowani na ewentualność audytu, a właściwa klasyfikacja dokumentów, zaawansowane raporty, filtry oraz sortowanie danych umożliwią sprawne przeprowadzenie kontroli.

Dostęp do danych bez potrzeby przesyłania.

Dostępność danych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów pozwala uniknąć przesyłania ich drogą mailową. Choć jest ona powszechnie stosowana i użyteczna, stanowi poważne zagrożenie wycieku informacji. Poczta elektroniczna jest stosunkowo łatwa do przechwycenia, podczas gdy wewnętrzny firmowy system obiegu dokumentów ma szereg zaawansowanych zabezpieczeń, w tym monitorowanie użytkowników korzystających z poufnych danych oraz dopuszczanie do nich tylko wyznaczonych osób.

Argumentów ZA wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów jest naprawdę wiele i nie sposób je kwestionować. To z całą pewnością sposób na 'upraszczanie współczesnych realiów' firmom i instytucjom.

Zacytujmy na koniec twórców oprogramowania z Enovatio, którzy benefity dla przedsiębiorców klarownie przedstawiają w następujących słowach:

“Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie tylko zwiększa bezpieczeństwo dokumentów, ale także powoduje płynną pracę bez konieczności wysyłania dokumentów pocztą, kurierem czy też przerzucania ich z biurko na biurko. System w związku z tym powoduje znaczną oszczędność czasu obsługi, a w rezultacie kosztów. Teraz wyobraź sobie, jeśli każdy pracownik z 10 osobowego zespołu, na skutek płynności pracy i dostępności wszystkich danych w jednym miejscu, zacznie pracować o jedną godzinę dziennie szybciej, wówczas w skali roku zyskasz ok 2500h. Przy stawce 50 zł/h, rocznie zyskujesz 125 000 zł. Pomyśl teraz, jak szybko zwróci Ci się koszt systemu lub na co mógłbyś przeznaczyć te pieniądze w firmie, w co zainwestować, ile dodatkowo zarabiać?”